La pandemia globale ha cambiato radicalmente il nostro modo di lavorare con un effetto duraturo sul modo in cui le persone vogliono lavorare in futuro.
Le attività lavorative saranno svolte sempre più dove le persone sentono di poter ottenere i migliori risultati, mentre l’equilibrio tra lavoro e vita privata delle persone non farà che aumentare di importanza.
Nascono soluzioni ibride, con persone che lavorano da casa e si recano in ufficio solo per incontri, meeting o appuntamenti.
Il lavoro agile è il futuro delle postazioni di lavoro.
Abbracciare il futuro ecosistema dell’area di lavoro
Questo passaggio offre alle organizzazioni un’opportunità unica per reimmaginare i propri spazi di lavoro, creando un ambiente più adatto al nuovo modello lavorativo e per sfruttare i numerosi benefici che si possono ottenere come aumento della produttività, riduzione delle spese e accesso a una scelta globale di talenti.
Le aziende ed i lavoratori dovranno, tuttavia, superare diverse sfide per sfruttare efficacemente questo nuovo modo di lavorare ibrido, soprattutto quando si tratta di ridisegnare gli ambienti di lavoro.
Non si tratta semplicemente di offrire ai dipendenti la libertà di lavorare dove vogliono, ma piuttosto di valutare quali ambienti siano più adatti a quali particolari compiti di lavoro e di rimodellare quegli spazi per fornire le migliori condizioni di lavoro, per migliorare la produttività, il benessere e la felicità.
Home Office e Smart Working
Il lavoro agile sarà una delle eredità più significative degli ultimi anni.
Non solo è stato dimostrato che molti tipi di lavoro possono essere svolti in maniera produttiva anche fuori dall’ufficio, ma ha anche dato ai lavoratori maggiore autonomia su come pianificare la propria giornata, diminuendo lo stress e le spese del pendolarismo quotidiano e offrendo la possibilità di ristabilire l’equilibrio tra lavoro e vita privata.
Ha anche permesso alle aziende di accedere a un pool più ampio di lavoratori meno dipendenti dalla posizione geografica, e ha offerto la possibilità di ridurre le dimensioni degli spazi per uffici con una notevole riduzione di costi.
Ma quando la casa diventa il proprio luogo di lavoro, è necessario rispettare comunque i requisiti di sicurezza ergonomia e tutela della salute obbligatori negli uffici.
Gli strumenti giusti
La postazione di lavoro in home office dovrebbe essere la preoccupazione più urgente sia del lavoratore che del datore di lavoro, che dovrebbe garantire al personale l’accesso a sedute ergonomiche adatte ai compiti da svolgere e alla durata del tempo trascorso seduti.
La sedia poi deve essere abbinata a una scrivania o un piano di lavoro di un’altezza adeguata, meglio se regolabile, per aggiungere ancora più possibilità di movimento durante la giornata.
Quando le attività sono prevalentemente svolte su un computer, è necessario fornire attrezzature appropriate, come uno schermo separato e un mouse e una tastiera periferici per ridurre le problematiche causate dall’uso del laptop.
E affinché il personale possa comunicare in modo efficace, dovrebbe essere fornito l’accesso a software di collaborazione e strumenti di comunicazione digitale come cuffie e una fotocamera.
Una sfida significativa può essere la mancanza di spazio nella casa di un dipendente, che non permette un’area dedicata al lavoro.
In questo caso, il datore di lavoro dovrebbe fornire degli arredi che si fondono con l’estetica della casa, come sedie con tessuti colorati o tavoli sottili in legno o impiallacciatura.
Ciò migliorerà l’ambiente di lavoro senza creare una “sensazione di ufficio” in casa.
Uffici
Con l’avvento dello smart working e del lavoro agile, l’ufficio dovrà adattarsi per ospitare nuovi schemi di lavoro e ottimizzare l’utilizzo dello spazio a disposizione. Le aziende possono certamente cogliere l’opportunità per ridimensionare e ridurre le spese, ma è anche l’occasione perfetta per riallestire gli uffici con nuovi criteri, per costruire qualcosa che valorizzi la cultura aziendale e crei un senso di comunità e appartenenza.
Le aziende dovranno anche imparare a gestire i flussi di persone in ufficio in modo efficace, fornendo il giusto spazio di lavoro per la giusta quantità di persone in qualsiasi momento e formare i dipendenti a comprendere e abbracciare questo nuovo trend.
Se la casa deve fornire un ambiente sano e produttivo, allora l’ufficio dovrebbe essere progettato per migliorare altre importanti esperienze sul posto di lavoro, come i meeting in presenza, gli incontri e le collaborazioni.
E’ utile riprogettare gli ambienti per soddisfare le esigenze di chi si riunisce e per ottimizzare il tempo che i dipendenti trascorrono in ufficio, per sfruttare al meglio lo spazio, assicurando al contempo che in ogni momento il lavoro possa essere svolto.
Con il lavoro individuale svolto in parte da remoto, le aziende hanno l’opportunità di ridurre significativamente la quantità di singole postazioni di lavoro e creare invece una serie di sale riunioni e videoconferenza, aree di presentazione e zone di aggregazione.
La flessibilità sarà un fattore chiave nel modo in cui questi nuovi spazi di lavoro saranno progettati.
I livelli di occupazione giornalieri fluttueranno e i diversi team utilizzeranno gli stessi spazi in giorni diversi. Con uno spazio che può essere cambiato facilmente sarà possibile ospitare riunioni ed eventi per creare un quartier generale aziendale che rispecchi l’azienda.
Non si tratta però solo di modellare lo spazio.
Sono necessarie anche formazione e pianificazione adeguate su come utilizzare questi spazi in comune in modo efficace. Abbandonare la vecchia idea di ‘mia scrivania’ potrà sembrare difficile all’inizio, per questo le aziende dovranno pensare modi nuovi e creativi per progettare lo spazio di lavoro e per far sentire ai dipendenti di appartenere a questo nuovo schema, con sedie e scrivanie regolabili e personalizzabili secondo le proprie esigenze.
Un luogo al quale appartenere
Nella maggior parte degli spazi di lavoro ci sarà ancora bisogno di scrivanie individuali, ma con livelli di occupazione giornaliera più bassi, non c’è bisogno di scrivanie assegnate in modo permanente. Assegnando i vari team a zone o “quartieri” specifici, le organizzazioni possono creare spazi di lavoro personalizzati che utilizzano meno spazio. Queste zone possono essere personalizzate con le attrezzature necessarie per il tipo di lavoro del team, con combinazioni di colori diverse per ogni settore, bacheche, lavagne e decorazioni per dare un senso di appartenenza anche senza una postazione di lavoro permanente.
Utilizzando soluzioni modulari e divisori acustici mobili che lascino passare aria e luce è possibile aumentare o diminuire lo spazio quando necessario.
